Tilausajo sopii yksittäisiin matkoihin ja tapahtumiin, kun taas kausisopimuskuljetus on suunniteltu toistuviin, säännöllisiin kuljetustarpeisiin koko kauden ajalle. Valinta näiden välillä riippuu ennen kaikkea siitä, kuinka usein seura tarvitsee ryhmäkuljetusta ja kuinka ennakoitavissa matkat ovat. Alla käymme läpi molemmat vaihtoehdot kysymys kerrallaan, jotta seuran on helppo valita omaan tilanteeseen sopiva ratkaisu.
Milloin urheiluseuran kannattaa valita tilausajo?
Tilausajo urheiluseuralle on järkevin vaihtoehto silloin, kun kuljetustarve on satunnainen tai vaikea ennakoida etukäteen. Yksittäinen turnaus toisella paikkakunnalla, harjoitusleiri kerran vuodessa tai joukkueen yhteinen vierailupeli ovat tyypillisiä tilanteita, joissa tilausajo on selkein ja helpoin tapa järjestää ryhmäkuljetus.
Tilausajossa seura maksaa vain toteutuneesta matkasta. Tämä tekee siitä kustannustehokkaan valinnan silloin, kun matkoja on vuoden mittaan vain muutama. Ajankohta, reitti ja kalusto valitaan aina kyseisen matkan tarpeiden mukaan, joten joustavuus on tilausajon selkeä etu.
Tilausajo sopii erityisesti pienemmille seuroille tai yksittäisille joukkueille, joiden kilpailuohjelma on epäsäännöllinen tai jotka vasta selvittävät, millainen kuljetustarve heillä säännöllisesti on. Myös suuremmat seurat hyödyntävät tilausajoa kausisopimusten rinnalla yksittäisiin erikoismatkoihin, kuten loppuotteluihin tai leireille.
Milloin kausisopimus on järkevämpi vaihtoehto?
Kausisopimuskuljetus kannattaa valita silloin, kun urheiluseuralla on toistuvia, säännöllisiä kuljetustarpeita koko kauden ajan. Jos joukkue matkustaa vierasotteluihin joka toinen viikonloppu tai harjoitusmatkat toistuvat viikoittain samalle reitille, kausisopimus tarjoaa ennakoitavuutta, selkeämpää hinnoittelua ja vähemmän hallinnollista vaivaa.
Kausisopimuksessa kuljetusyhtiö ja seura sopivat etukäteen matkojen määrästä, aikatauluista ja kalustosta koko kauden tai sovitun ajanjakson ajaksi. Tämä tarkoittaa, että seuran ei tarvitse pyytää tarjousta erikseen jokaista matkaa varten, vaan kuljetukset hoituvat sovitun suunnitelman mukaisesti.
Kausisopimus on erityisen hyödyllinen seuroille, joilla on useita joukkueita eri ikäluokissa ja joiden logistiikka vaatii koordinointia. Kun kuljetusyhtiö tuntee seuran tarpeet ja kauden rytmin, matkat voidaan aikatauluttaa tehokkaasti ja kalusto valita oikein jo hyvissä ajoin ennen kauden alkua.
Mitä kausisopimus sisältää käytännössä?
Kausisopimus on räätälöity kuljetussopimus, joka kattaa ennalta sovitut matkat tietyllä ajanjaksolla. Käytännössä sopimus määrittelee kuljetusten määrän, reitit, aikataulut, käytettävän kaluston koon sekä hinnoitteluperiaatteet. Sopimuksen sisältö räätälöidään aina seuran tarpeiden mukaan, joten yhtä ainoaa vakiomallia ei ole.
Tyypillinen kausisopimus urheiluseuralle voi sisältää esimerkiksi seuraavia elementtejä:
- Sovittu määrä vierasottelumatkoja kauden aikana
- Kiinteät tai ennalta lasketut hinnat matkakohtaisesti tai kausittain
- Kaluston varaus etukäteen, esimerkiksi pikkubussi enintään 17 henkilölle tai isompi linja-auto enintään 53 henkilölle
- Joustavuus yksittäisten matkojen aikataulumuutoksiin sovittujen ehtojen puitteissa
- Nimetty yhteyshenkilö seuran ja kuljetusyhtiön välille
Kausisopimuksen etuna on myös se, että kalusto on jo varattuna seuralle, eikä viime hetken saatavuusongelmia pääse syntymään. Tämä on erityisen tärkeää kilpailukaudella, jolloin moni seura tarvitsee kuljetuksia samanaikaisesti.
Kumpi on edullisempaa — tilausajo vai kausisopimus?
Kausisopimus on yleensä edullisempi vaihtoehto seuroille, joilla on runsaasti toistuvia matkoja, koska volyymi mahdollistaa paremman yksikköhinnan yhtä matkaa kohden. Tilausajo puolestaan on kokonaistaloudellisesti järkevämpi silloin, kun matkoja on vähän, eikä sitoutuminen koko kauden sopimukseen ole perusteltua.
Hintavertailussa kannattaa huomioida muutakin kuin pelkkä matkan hinta. Kausisopimus säästää seuran hallinnollista aikaa, kun tarjouspyyntöjä ei tarvitse tehdä erikseen jokaiselle matkalle. Lisäksi ennakoitava kustannus helpottaa seuran budjetointia koko kaudelle.
Tilausajossa hinta vaihtelee matkan pituuden, ajankohdan ja tarvittavan kaluston mukaan. Lyhyillä matkoilla tai pienillä ryhmillä tilausajo voi olla hyvinkin kilpailukykyinen. Pitkillä etäisyyksillä ja suuremmilla ryhmillä kausisopimuksen neuvotellut hinnat alkavat tyypillisesti näyttää edullisemmilta.
Paras tapa selvittää todellinen hintaero on pyytää tarjous molemmista vaihtoehdoista oman seuran kuljetusmäärillä ja reiteillä. Näin vertailu perustuu konkreettisiin lukuihin eikä yleisiin arvioihin.
Voiko tilausajoa ja kausisopimuskuljetusta yhdistää?
Kyllä, tilausajoa ja kausisopimuskuljetusta voi yhdistää, ja monille urheiluseuroille tämä on käytännössä toimivin ratkaisu. Seura voi solmia kausisopimuksen säännöllisille vierasottelumatkoille ja täydentää sitä yksittäisillä tilausajoilla esimerkiksi leireihin, turnauksiin tai muihin erikoismatkoihin.
Yhdistelmämalli antaa seuralle parhaat puolet molemmista vaihtoehdoista. Kausisopimus varmistaa, että kauden tärkeimmät matkat ovat hallinnassa ja budjetoitu etukäteen. Tilausajot puolestaan tarjoavat joustoa yllättäviin tai satunnaisiin kuljetustarpeisiin, joita ei voida ennakoida sopimusta solmittaessa.
Käytännössä yhdistelmä toimii parhaiten silloin, kun seura asioi saman kuljetusyhtiön kanssa molemmissa tapauksissa. Tuttu yhteyshenkilö tuntee seuran tarpeet ja pystyy reagoimaan nopeasti myös äkillisiin tilausajoihin. Taxiladyn kaltaisessa palvelussa asiointi hoituu aina samojen yhteyshenkilöiden kautta, mikä tekee sekä kausisopimuksen hallinnasta että yksittäisten tilausajojen järjestämisestä sujuvaa.
